Overige informatie

Lexicon van de overlegcommissies

Begeleidingscomité

Het begeleidingscomité heeft de volgende opdrachten:

eventuele aanvullende relevante criteria voor de loting vaststellen en de loting van de burgers op transparante en onpartijdige wijze uitvoeren;
zorgen voor nuttige, toegankelijke en openbare informatie voor de leden van de overlegcommissie en voor de bij loting aangewezen burgers, rekening houdend met de diversiteit van de standpunten;
de organisatie en de animatie van de debatten begeleiden en ervoor zorgen dat alle leden van de overlegcommissies zich kunnen uitspreken;
na afloop van zijn opdracht een evaluatieverslag van het proces schrijven.

Het begeleidingscomité bestaat uit verschillende onderzoekers en ervaringsdeskundigen op het gebied van burgerparticipatie, alsook uit personeelsleden van de parlementen. Voor elke overlegcommissie wordt het aangevuld met specialisten op het gebied van het besproken onderwerp.

Bestuurscomité

Het bestuurscomité ziet toe op de evaluatie en de follow-up van een overlegcommissie. Het is samengesteld uit de voorzitter van de overlegcommissie, de garant, een facilitator of een vertegenwoordiger van de externe dienstverlener en twee bij loting aangewezen burgers. Het bestuurscomité komt na elke vergadering bijeen en evalueert het verloop van de dag met aandacht voor verschillende punten, waaronder de kwaliteit van de informatie, de eventueel tegengekomen hinderpalen, de beschikbare tijd en het gevoel van de belanghebbenden.

BOSA

BOSA (FOD Beleid en Ondersteuning) is een federaal orgaan dat onder meer werd opgericht om burgerparticipatie-initiatieven in België te ondersteunen.

In het kader van de overlegcommissies hebben het Brussels Hoofdstedelijk Parlement (BHP) en het Parlement francophone bruxellois (PFB) samengewerkt met BOSA voor:

de loting;
de ontwikkeling en de terbeschikkingstelling van het platform voor participatie (Democratie.Brussels) en de bijbehorende communicatie;
de authenticatie en identificatie van burgers bij participatieve processen.

Buddy system

Elke deelnemer/deelneemster wordt gelinkt aan een andere deelnemer/deelneemster die ervoor moet zorgen dat hij of zij zich op zijn of haar gemak voelt bij het proces.

Externe dienstverlener

De externe dienstverlener is een groep betaalde personen. Zijn rol is het organiseren, animeren en modereren van het proces. De externe dienstverlener volgt de doelstellingen die door het begeleidingscomité voor elke overlegcommissie zijn vastgesteld.

De externe dienstverlener bestaat uit twee groepen:

de groep die zich bezighoudt met animatie en facilitatie, begeleiding van jongeren en specifieke begeleiding. Deze groep wordt om de twee jaar vernieuwd;
de groep die zich bezighoudt met specifieke begeleiding voor personen met een handicap en kinderopvang, die wordt ingezet volgens de behoeften van elke overlegcommissie.

Facilitatoren

De facilitatoren staan in voor het goede verloop van de debatten en begeleiden eventueel het publiek dat ver verwijderd is van deelname via de herformulering van wat gezegd wordt en de samenvatting van de besprekingen.

Fases in de vergaderingen van de overlegcommissie

Een overlegcommissie verloopt in 3 fasen:

de informatiefase (met de referentiepersonen en de informatievergadering);
de overlegfase;
de fase van de aanbevelingen gezamenlijk opgesteld door de externe operator en de twee bij loting gekozen burgers.

Garanten van het proces

In elk parlement wordt een lid van de diensten aangewezen om zitting te nemen in het begeleidingscomité en als garant op te treden. De garanten zijn de vertegenwoordigers van het begeleidingscomité en zijn de bevoorrechte gesprekspartners, elk voor het parlement waartoe zij behoren, voor de uitwisselingen met het Bureau in uitgebreide samenstelling en de voorzitter van de bevoegde vaste commissie, de bewaarders van de burgervoorstellen en de media.

Informatiefiche

De informatiefiche detailleert de rol van de deelnemers aan het proces, de context en de uitdagingen gelieerd aan de problematiek, de ontwerpen en voorstellen ingediend bij beide parlementen over deze problematiek en de stellingname van de betrokken partijen.

Informatievergadering

De informatievergadering, georganiseerd voorafgaand aan de eerste vergadering heeft als doel de verschillende stappen van het proces uit te leggen aan de bij loting gekozen burgers en ook de parlementsleden. Er wordt een specifieke informatievergadering georganiseerd voor de jongeren van 16 tot 18 jaar en hun ouders.

Referentiepersonen

Voor elke overlegcommissie selecteert het begeleidingscomité, afhankelijk van het thema en op basis van de voorstellen van de deelnemers, referentiepersonen. Het zijn deskundigen uit de academische of verenigingswereld, erkend voor hun kennis van het besproken onderwerp. Zij voeden het debat en staan de deelnemers bij door hun eventuele vragen te beantwoorden tijdens de beraadslagingen in kleine groepen.

Specifieke voorbereidingssessies

De specifieke voorbereidingssessies worden georganiseerd voorafgaand aan elke overlegcommissie. Ze zijn bedoeld om vertrouwen te geven aan de deelnemers en worden aan allen aangeboden.